Pelaporan

Pelaporan merupakan proses penyampaian data dan/atau informasi mengenai perkembangan atau kemajuan setiap tahapan dari pelaksanaan kegiatan program, kendala dan/atau permasalahan yang terjadi selama pelaksanaan program, penerapan dan pencapaian dari sasaran , tujuan serta prinsip-prinsip Inisiatif Komunitas Kreatif, termasuk rencana pemanfaatan dan/atau pelestarian kegiatan dalam Inisiatif Komunitas Kreatif.

Agar diperoleh laporan yang lengkap dan informatif, maka materi yang disajikan minimal harus memperlihatkan 6 (enam) hal penting yaitu :

1. Kegiatan-kegiatan yang sedang dilaksanakan

2. Pencapaian sasaran dan/atau target dari kegiatan yang sedang dilaksanakan

3. Gambaran kemajuan dari pelaksanaan kegiatan pada saat laporan dibuat

4. Target dan realisasi biaya dari kegiatan yang sedang dilaksanakan

5. Kendala dan permasalahan yang dihadapi, termasuk tindak lanjutnya

6. Gambaran dan/atau tingkatan partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan program

Sistem laporan dari desa (kader budaya) dalam Inisiatif Komunitas Kreatif agar dibuat sesederhana mungkin, mengingat keterbatasan kemampuan administratif dari kader budaya di desa. Materi laporan berupa data dan/atau informasi yang benar dan akurat jauh lebih diutamakan daripada sistem atau bentuk laporan.

Inisiatif Komunitas Kreatif menempuh 2 jalur pelaporan, yaitu:

1. Pelaporan kelembagaan masyarakat, yaitu pelaporan dari tim kreatif kecamatan kepada Yayasan Kelola.

2. Pelaporan Insidentil, yaitu pelaporan yang dibuat khusus bila ada hal yang mendesak dan khusus contohnya seperti penyimpangan mekanisme dan prosedur di lapangan

Mekanisme pelaporan kelembagaan masyarakat, pelaporan yang dibuat setiap bulan dari tim kreatif kepada Yayasan Kelola dilaksanakan berjenjang sebagai berikut :

a. Kader budaya membuat satu laporan bulanan tentang perkembangan pelaksanaan kegiatan Inisiatif Komunitas Kreatif di desanya yang dibuat cukup 3 (tiga) rangkap. Laporan ditujukan kepada Tim Kreatif dan Penlok, serta satu rangkap untuk arsip.

b. Berdasarkan laporan dari kader budaya tersebut serta hasil kunjungan dan monitoring ke lapangan serta koordinasi dengan beberapa pihak terkait, Penlok dan Tim Kreatif membuat laporan bulanan. Laporan masing-masing pihak dibuat 2 (dua) rangkap dan ditujukan kepada Yayasan Kelola (dari tim kreatif) dan satu rangkap untuk arsip.

c. Yayasan Kelola berdasarkan data yang didapat dari tim kreatif di kecamatan, akan membuat laporan progress kegiatan setiap 3 bulan kepada Bank Dunia (administrator hibah).

Pelaporan insidentil dilakukan apabila ada hal yang bersifat mendesak dan khusus, semua pelaku dan masyarakat pada semua jenjang tingkatan (desa, kecamatan, kabupaten, propinsi dan nasional) dapat membuat dan menyampaikan laporan di luar jadwal laporan berkala.